Tenga en cuenta que es importante verificar esta información con el Ministerio de Educación Nacional y el Ministerio de Relaciones Exteriores, pues constantemente realizan cambios en sus procesos, que son ajenos a la Institución.
Legalización o apostille de documentos
Los documentos que comúnmente son solicitados para estudio o trabajo en el exterior son los siguientes:
- Diploma de grado
- Acta de grado
- Hoja de vida o historial académico (contiene notas, promedio acumulado y materias cursadas)
- Certificado de notas
- Contenido programático
Tanto el diploma como el acta de grado son documentos certificados por el Ministerio de Educación Nacional y tal cual como son entregados por la Universidad pueden utilizarse para el trámite necesario. Sin embargo, otros documentos como los certificados de notas, el historial académico o los contenidos programáticos deben primero autenticarse (reconocimiento de firmas) en la Notaria 21 de Holguines Trade Center, ubicada en la carrera 100 # 11-60, teléfono (+57) 602 331 7330, donde se encuentran registradas la firmas del rector y los vicerrectores de la Institución. La firma de Óscar Duque, secretario general de la UAO, se encuentra registrada en la Notaria 10 ubicada en la carrera 4 No. 8-63, piso 1, es decir que los trámites de documentos que deban ser firmados por él, deben realizarse en esta notaria.
El Ministerio de Relaciones Exteriores se encarga de legalizar o apostillar los documentos requisito para sus estudios en el exterior, tales como diplomas, actas de grado, hoja de vida académica, contenidos programáticos, etc.
El trámite debe hacerse en línea a través de la página del Ministerio de Relaciones Exteriores en la sección trámites y servicios, y el tiempo máximo de respuesta es de tres días hábiles.
Usted mismo puede realizar el trámite las 24 horas del día, todos los días de la semana, no requiere intermediarios, ni cita previa, ni acudir a las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores en Bogotá. Haga uso de la opción ‘Realice aquí su trámite de apostilla y legalización en línea’
Para realizarlo debe digitalizar la totalidad de sus documentos en archivos separados, utilizando un escáner, y almacenarlos en un archivo en formato PDF que no supere los 11 MB.
Los documentos cuyo destino sea alguno de los países que pertenecen al Convenio de la Haya se apostillan, y aquellos cuyo destino sea distinto a los países que pertenecen a este convenio se legalizan.
Es importante resaltar que el trámite de legalizar implica dos acciones adicionales que debe realizar la persona para que los documentos tengan toda la validez correspondiente. Una vez se realiza el procedimiento en el Ministerio de Relaciones Exteriores, debe proceder con los siguientes pasos:
- Los documentos legalizados se deben presentar en la embajada o el consulado en Colombia, del país en donde adelantará sus estudios.
- Una vez llegue al país donde adelantará sus estudios, debe presentar los documentos en el ministerio de relaciones exteriores de este país.
Costos:
| Colombia: | Apostilla: $31.000 Legalización: $21.000 |
| Europa y Cuba: | 7 Euros |
| E.E.U.U y el resto del mundo: | Apostilla: USD $10 Legalización: USD $9 |
Pasos del trámite:
- Todos los documentos deben contener la firma manuscrita de un servidor público del Ministerio de Educación Nacional, en ejercicio de sus funciones, acompañada del nombre y cargo por él desempeñado; esta firma que debe encontrarse registrada en la base de datos de este Ministerio.
- Verifique los requisitos que debe reunir el documento para apostillar o legalizar, estos varían de acuerdo con el tipo de documento. Ingrese aquí, y seleccione la sección de requisitos de apostilla o legalización, para ver toda la información.
| Documentos de educación superior | Requisitos y avalado por |
| • Certificados de estudio de instituciones de educación superior. • Diplomas. • Actas de grado. • Diplomas de honor. • Constancias de estudio. • Constancias de matrícula. • Constancia existencia establecimiento educativo. • Certificado de programa. • Programas académicos. • Contenidos programáticos y planes de estudio. | Certificación expedida en línea, por el Ministerio de Educación Nacional, que se solicita aquí, previo a realizar el trámite con Ministerio de Relaciones Exteriores, opción ‘Radicar Trámite’, diligenciando toda la información solicitada y adjuntando el documento de educación superior en archivo PDF, que desee posteriormente legalizar o apostillar. Revise aquí la ruta para adelantar la solicitud correctamente y agilizar la legalización de su documento para posterior apostille o legalización en la Cancillería. Se recomienda usar el navegador Mozilla Firefox para un mejor rendimiento. |
- Escanee el documento que ha de ser apostillado o legalizado y asegúrese de que esté completo y legible por ambas caras, según el caso. El documento debe estar en formato PDF y no debe superar 11 MB de peso. Solo se expide una apostilla o legalización por documento.
- Cargue el archivo PDF en el aplicativo según el tipo de documento. Recuerde que lo encuentra en: www.cancilleria.gov.co/apostilla-legalizacion, haciendo clic en ‘Haga su apostilla o legalización desde su casa u oficina‘. Recuerde que por cada solicitud múltiple, solo puede cargar hasta 10 documentos, digitalizados en archivos independientes. En caso de no encontrar la opción que busca en la lista de documentos, elija ‘Otros documentos’.
- Revise en su correo electrónico el resultado del estudio de su documento y verifique que los datos estén correctos. El resultado del estudio también puede consultarlo en el aplicativo en la opción ‘Consulte su trámite’. Recuerde que el tiempo máximo de respuesta es de tres días hábiles.
- Luego de revisar, pague el valor correspondiente al trámite que lleva a cabo. Después de realizar el pago no habrá lugar a corrección o devolución. El número para pagar se vence el mismo día. Si necesita reliquidarlo, ingrese al aplicativo y haga clic en la opción ‘costos y pagos’.
- Su apostilla o legalización llegará a su correo electrónico o puede ser consultada aquí.
- Si desea solicitar nuevamente el trámite de su documento para apostilla o legalización, recuerde que este lo debe digitalizar una vez más en formato PDF.
Una vez su solicitud haya sido aprobada, usted cuenta con 30 días para verificar los datos de su documento, solicitar corrección en caso de ser necesario y proceder con el pago generando una referencia única.
Importante:
Si los documentos van para un país de habla inglesa, la traducción se debe realizar después de la apostilla o legalización. Sin embargo, se recomienda averiguar primero en el país al cual se dirigen los documentos antes de realizarla, dado que, en algunos, no es necesario traducirlos.
Convalidación de títulos
La convalidación de títulos obtenidos en el exterior es el proceso de reconocimiento que el Ministerio de Educación Nacional efectúa sobre un título de educación superior otorgado por una institución legalmente autorizada en el país de origen. Este reconocimiento permite adquirir los mismos efectos académicos y legales en Colombia que tienen los títulos otorgados por las instituciones de educación superior colombianas.
La convalidación de los títulos de educación superior no es obligatoria en todos los casos, sin embargo, es común que la exijan en procesos de vinculación laboral y contractual, especialmente para trabajar en el sector público.
La convalidación es necesaria en los siguientes casos:
- Cuando los títulos a convalidar corresponden a las carreras reguladas, los consejos profesionales la exigen para otorgar la tarjeta profesional.
- Para las personas que desean trabajar en el sector público como contratistas o funcionarios públicos.
- Para participar en licitaciones públicas.
- Si se estudió una licenciatura o es profesor, la convalidación del título será requerida para el escalafón docente.
Los títulos que correspondan a un nivel de educación superior en el país de origen del título deben ser de educación superior formal, estar culminados y debidamente apostillados o legalizados, así como traducidos al idioma español.
Las titulaciones más comunes son:
- Técnicos y tecnólogos
- Pregrados, ‘bachelors’, grados o licenciaturas
- Maestrías y especialidades médicas
- Doctorados
Consulte los documentos generales a aportar si usted desea adelantar su solicitud de convalidación, de acuerdo con lo señalado en el artículo 3 de la Resolución 010687 de 2019, aquí.
Las etapas del proceso de convalidación son las siguientes:
- Creación del usuario en el Sistema de Información de Convalidaciones de Educación Superior. Inicié el tramite aquí:
- Diligenciamiento del formulario y carga de los documentos.
- Análisis por parte del Ministerio de Educación Nacional.
- En los casos que corresponda se solicitará corregir el formulario o cargar los documentos pendientes.
- Revisión de la legalidad de la documentación.
- Verificación del criterio aplicable de convalidación (acreditación o reconocimiento / precedente administrativo / evaluación académica).
- Decisión mediante acto administrativo.
- Notificación al solicitante.
El valor que se paga por la convalidación de títulos de pregrado es de $696.933 pesos colombianos y para títulos de posgrado $792.003 pesos colombianos. Se puede realizar el pago por medio de PSE.
El proceso durará entre 60 a 180 días calendario; esto depende del criterio de convalidación por el cual sea procesada la solicitud, es decir:
- Acreditación o reconocimiento de alta calidad: este proceso se hará en un periodo de hasta 60 días calendario, a partir del día hábil siguiente al reporte oficial del pago en la plataforma.
- Criterio de precedente administrativo: la implementación de este proceso se hará en un período de hasta 120 días calendario, a partir del día hábil siguiente al reporte oficial del pago en la plataforma. Este es un nuevo criterio que permite, a partir del estudio de tres casos similares en un marco no mayor a cuatro años, definir un referente para la evaluación de los casos posteriores.
- Criterio de evaluación académica: este proceso se hará en un periodo de hasta 180 días calendario, a partir del día hábil siguiente al reporte oficial del pago en la plataforma.
Importante:
Dentro de los requisitos para acceder al trámite de convalidación, se encuentra el requerimiento de traer ciertos documentos debidamente apostillados o legalizados, así como traducidos al idioma español.
Apostilla: es un sello que expiden los países que hacen parte del Convenio de la Haya, un acuerdo que facilita a los países reconocer la legalidad de los documentos para quienes pertenecen a este grupo.
Legalización por vía diplomática: es el proceso que se realiza cuando el título proviene de un país que no hace parte del Convenio de la Haya.
Traducción de documentos institucionales
La Universidad, a través de su Instituto de Idiomas, presta los servicios de traducción de documentos institucionales, y tiene un costo para el año 2023 de $16.700 por página.
Para acceder a este servicio, puede contactarse con Henry Alejandro Gutiérrez y Ana María Franco, a los correos electrónicos [email protected] y [email protected], o al PBX 602 318 8000, extensiones 12130 y 12140, para conocer el costo total del documento que requiera traducir, y posteriormente efectuar el pago correspondiente.
Los tiempos aproximados para entrega de la traducción de una hoja de vida académica de tres páginas, es de 15 días hábiles, dependiendo del volumen de solicitudes que estén siendo tramitadas.
Si requiere que el certificado traducido sea enviado por parte de la Universidad a alguna institución específica, el egresado debe de hacer la solicitud directamente a la Secretaría General, al correo electrónico [email protected]. Solo se podrán enviar a otras organizaciones, las traducciones realizadas por el Instituto de Idiomas de la Universidad, y únicamente se realizarán vía correo electrónico o a través de portales digitales.
Los pasos para realizar el pago son los siguientes:
- Ingrese al Portal Estudiantil con su código de estudiante y número de cédula.
Si tiene algún inconveniente con el ingreso a este portal para generar el recibo de pago, puede comunicarse al correo electrónico [email protected] o al PBX 602 318 8000, opción 2.
Si no recuerda su código de estudiante, puede solicitarlo al correo electrónico egresadoautonomoao.edu.co, adjuntando la copia de su cédula, por ambos lados.
- Elija la opción Servicios financieros, y en el menú de la izquierda, seleccione Pagos: pago matrícula y/o saldos de cartera.
- Genere su recibo por el valor correspondiente, por la opción otro valor. Recuerde que este pago es independiente y adicional al del certificado en español.
- Una vez realizado el pago, escriba al Instituto de Idiomas, a los correos electrónicos [email protected] y [email protected], adjuntando el soporte del pago y los documentos institucionales escaneados que desea traducir.
Importante: las traducciones expedidas por el instituto de Idiomas de la Universidad son traducciones institucionales. Si requiere traducciones oficiales realizadas por un traductor registrado en el Ministerio de Relaciones Exteriores, puede comunicarse con Ana Bolena Lema Vera, al correo electrónico [email protected].
El Instituto de Idiomas se encuentra ubicado en el edificio Aulas 1, piso 2.
Informes: PBX. 602 318 8000, exts. 12130 y 12140.
