Fechas

La matrícula financiera para el período 2025-01 se realizará a través del Portal Estudiantil, la atención de servicios financieros será 100% virtual, los pagos solo se podrán realizar por canales virtuales y entidades financieras de acuerdo a su horario de atención.

Reversión de matrícula financiera

Es un proceso mediante el cual la Universidad reconoce el no cobro del 100% del valor de la matrícula financiera.

Situaciones por las cuales se genera una reversión:

-Cuando no se consolida el proceso de matrícula, es decir, se activa la matrícula financiera pero no se realiza matrícula académica.

Para este proceso debe realizar la solicitud formal a Kárdex Financiero, ingresando a través de Cessa, en el menú ‘servicios financieros’, opción ‘reversiones de matrícula‘. Aquí deberá diligenciar los campos que solicita la plataforma y adjuntar una carta especificando:

• El motivo del retiro.
• Datos del estudiante (nombre completo, documento de identificación, código estudiantil, programa académico, número telefónico y correo electrónico).

Conozca aquí cómo realizar la solicitud a través de Cessa.

Esta solicitud será analizada y de ser factible, la Universidad abonará el valor correspondiente a su estado de cuenta, el cual podrá ser utilizado como parte del pago de su próxima matrícula, para cubrir saldos o para solicitar devolución, para lo cual se puede remitir a la información de ‘devolución de saldo a favor’.

Información importante: si el estudiante ha solicitado financiación o ha sido beneficiario de becas o descuentos de Icetex, Emcali o convenios con entidades estatales, los montos desembolsados por concepto de matrícula serán retornados nuevamente a las entidades correspondientes. 

El siguiente reglamento aplica para cada estudiante que haya realizado la matrícula financiera y académica para un periodo determinado:

El Reglamento General de Estudiantes aprobado según resolución del consejo superior No. 375 del 23/11/2007, No. 392 del 09/11/2009, No. 433 del 16/09/2011 y No. 500 del 25/10/2013, artículo 37 establece:

‘Reembolso por cancelación’: cuando la cancelación de la matrícula se produzca hasta el viernes de la semana anterior a la primera semana de clases del periodo académico correspondiente, se reliquidará la matrícula, quedando a cargo del estudiante el cincuenta por ciento (50%) del valor total de los derechos de ésta. 

Parágrafo: con posterioridad a dicho viernes, no hay reliquidación alguna del valor de la matrícula y quedará a cargo del estudiante el valor total de los derechos de matrícula.

Solicitud de modificación de rango de matrícula

Para realizar el cambio de rango de créditos académicos, es importante tener en cuenta la siguiente información:

• Rango matrícula completa para jornada diurna: 10 a 18 créditos.
• Rango matrícula completa para jornada nocturna: 10 a 15 créditos.
• De acuerdo al artículo 7° de la Resolución del Consejo Superior, que determina los valores de matrícula para pregrado, se establece un rango de matrícula académica de 16-17 para los siguientes programas nocturnos: Ingeniería Eléctrica, Ingeniería Mecánica, Ingeniería Electrónica y Telecomunicaciones, Ingeniería Industrial e Ingeniería Informática.
• Matrícula incompleta: de 1 a 9 créditos.

Si aún no cuenta con la activación financiera de la matrícula, debe ingresar al Portal Estudiantil, menú ‘Proceso de matrícula’, opción ‘Paso a paso’, y seleccione ‘Defina el tipo de matrícula completa o parcial’. En la parte inferior despliegue la pestaña de ‘créditos‘ y elija el rango o número de créditos a matricular.

Si es estudiante de pregrado antiguo, de crédito de largo plazo, Pilos y profesionalización, debe de realizar la solicitud a Kárdex Financiero, a través de Cessa, en el menú ‘servicios financieros’, opción ‘reliquidación de matrícula’ y diligenciar todos los campos requeridos por la plataforma.  

Conozca aquí cómo realizar la solicitud a través de Cessa.

Activación de matrícula financiera

La activación financiera se lleva a cabo de forma automática, siempre y cuando el estudiante haya cumplido con todos los requisitos necesarios para la misma. Para iniciar el proceso debe ingresar al Portal Estudiantil, opción ‘Proceso de matrícula’, seleccionar el ícono ‘paso a paso‘ y posteriormente hacer clic en el numeral 1.3 ‘Consulte la activación de su matrícula financiera‘:

Para consultar el estado de cuenta detallado de la orden de matrícula, ingrese al Portal Estudiantil, y en el menú ‘Servicios financieros’, seleccione la opción ‘Servicios’, y haga clic en ‘valor orden de matrícula’.

Si el estudiante ha cumplido con los requisitos para la activación financiera de la matrícula y esta no aparece en el Portal Estudiantil, puede reportar el caso a través de Cessa, en el menú ‘servicios financieros’, y en la opción ‘estados de cuenta’ seleccionar ‘activación de matrícula’ y diligenciar la información que solicita la plataforma.

Conozca aquí cómo realizar la solicitud a través de Cessa.

Reliquidación de matrícula financiera

Es un proceso mediante el cual la Universidad reconoce un valor parcial de la matrícula financiera.

Situaciones por las cuales se genera una reliquidación:

-Cuando el estudiante realiza matrícula financiera por un número de créditos mayor a los matriculados académicamente. Para esto se debe tener en cuenta los rangos de matrícula completa, previamente establecidos por la Universidad.

Para solicitar la reliquidación de la matrícula, se debe registrar el requerimiento a través de Cessa, en el menú ‘servicios financieros’, opción ‘reliquidación de matrícula‘. Aquí deberá diligenciar todos los campos requeridos por la plataforma y adjuntar una carta formal dirigida a Kárdex Financiero, especificando:

• El motivo de la modificación y número de créditos matriculados académicamente.
• Datos del estudiante (nombre completo, documento de identificación, código estudiantil, programa académico, número telefónico y correo electrónico).

Conozca aquí cómo realizar la solicitud a través de Cessa.

Esta solicitud será analizada y de ser factible, la Universidad abonará el valor correspondiente a su estado de cuenta, el cual podrá ser utilizado como parte de pago de su próxima matrícula, para cubrir saldos o para solicitar devolución, para lo cual se puede remitir a la información de devolución de saldo a favor.    

Información importante:

• Si el estudiante ha solicitado financiación o es beneficiario de becas o descuentos de Icetex, Emcali o convenios con entidades estatales, los montos desembolsados por concepto de matrícula serán retornados nuevamente a las entidades correspondientes.
• No se realizará el proceso de reliquidación de matrícula financiera si el estudiante realiza cancelación voluntaria de asignaturas después de haber iniciado el periodo de clases.
• Si el estudiante que solicita la reliquidación de matrícula financiera tiene beneficios como becas o descuentos, estos serán ajustados de acuerdo con el valor de matrícula final.

Tabla de rangos de créditos académicos para estudiantes de pregrado diurnos:

Rango matrícula incompleta de uno a nueve créditos académicos	Aplica reliquidación
Rango de matrícula completa de 10 a 18 créditos académicos	No aplica reliquidación
Rango de matrícula completa de 10 a 23 créditos académicos (modalidad dual)	No aplica reliquidación
Adiciones de créditos al rango de matrícula completa	Aplica reliquidación

Tabla de rangos de créditos académicos para estudiantes de pregrado nocturnos:

Rango matrícula incompleta de uno a nueve créditos académicos	Aplica reliquidación
Rango de matrícula completa de 10 a 15 créditos académicos	No aplica reliquidación
Rango de matrícula completa de 16 a 18 créditos académicos	No aplica reliquidación
Adiciones de créditos al rango de matrícula completa	Aplica reliquidación

Excepciones: los estudiantes de jornada nocturna que paguen un rango de matrícula completa de 16 a 18 créditos y matriculen académicamente 15 créditos o menos, podrán solicitar reliquidación al rango de matrícula completa de 10 a 15 créditos.   

Para estudiantes de programas tecnológicos diurnos y nocturnos:

Rango de matrícula incompleta de uno a nueve créditos académicos	Aplica reliquidación
Rango de matrícula completa de 10 a 18 créditos académicos	No aplica reliquidación
Adiciones de créditos al rango de matrícula completa	Aplica reliquidación

Devoluciones de saldos a favor

Es el proceso mediante el cual la Universidad reintegra dineros que los estudiantes presentan a favor en su estado de cuenta.

Esta solicitud se debe realizar a través de Cessa, en la opción servicios financieros, seleccionando el servicio de devolución de saldos y registrando los datos o campos solicitados.

Los estudiantes que presenten saldos a favor en su estado de cuenta por diferentes conceptos y deseen solicitar la devolución de los mismos, a continuación se relacionan las fechas de recepción de documentos para este trámite, teniendo en cuenta el cierre del año 2024 y la apertura del nuevo año 2025:

Último día de recepción de solicitudes de devolución de saldos a favor: 22 de noviembre de 2024.
Inicio de recepción de solicitudes de devolución de saldos a favor vigencia 2025: a partir del 20 de enero de 2025.

Requisitos:

1. Carta formal dirigida a Kárdex Financiero solicitando la devolución del saldo a favor, especificando:

• Datos del estudiante (nombre completo, documento de identificación, código estudiantil, número telefónico, dirección de residencia y correo electrónico diferente al de la Universidad).
• Motivo o razón por la cual presenta el saldo a favor. 
• Cuenta bancaria donde se realizará la trasferencia del saldo a favor.
• Para estudiantes de concentración diurna, se requiere que la carta sea firmada por el estudiante y su acudiente, con todos los datos personales, en señal de autorización de la misma.

2. Deben anexar los siguientes documentos: 

• 
  Fotocopia del documento de identificación del estudiante, si este es de concentración diurna deberá adicionar la fotocopia de la cédula del acudiente.
  
• 
  Certificación bancaria del estudiante o de su acudiente. 
  
• 
  Paz y salvos expedidos para reembolso con vencimiento no mayor a 30 días de los siguientes departamentos: 
  

Centro de Recursos para el Aprendizaje y la Investigación: Ala Sur, primer piso, [email protected].

Centro de Producción de Medios Audiovisuales: Sótano 2, [email protected].

Laboratorios: Sótano 1 (solo aplica para estudiantes de la Facultad de Ingeniería y Ciencias Básicas), [email protected].

Información importante:

• La devolución del saldo a favor se realizará únicamente por medio de trasferencia a la cuenta bancaria del estudiante o acudiente. 
• La Universidad no realiza devoluciones de saldo a favor por conceptos de descuentos, auxilios educativos y cesantías, ya que estos dineros son para uso exclusivo de derechos de matrícula.
• Si el saldo a favor presenta valores en el concepto de terceros, no podrá realizar la solicitud hasta que este concepto se encuentre en cero, esta información la podrá visualizar en la parte superior derecha de su estado de cuenta detallado.

• Si cuenta con un saldo a favor inferior o igual a $250.000, y es estudiante activo de la Universidad, dicha solicitud no será procedente. Como excepción se validará internamente si la persona ya está graduada, o no desea continuar con sus estudios en la Universidad.
• Toda solicitud de devolución está sujeta a verificación.
• Para los beneficiarios de pagos de matrículas de entidades como Icetex, Emcali y alcaldías, los saldos a favor se devolverán exclusivamente a dichas entidades.
• El trámite para la devolución del saldo a favor es de 20 días hábiles.

Para poder iniciar el proceso de devolución la documentación debe de estar completa sin lugar a excepciones. Si esta información en primer lugar es entregada a Kárdex Financiero de manera incompleta o con irregularidades no ingresará a proceso de validación y una vez los datos sean entregados nuevamente de acuerdo a lo reglamentado, comenzará de nuevo el conteo de los tiempos de respuesta.

Estado de cuenta para estudiantes activos

Los estudiantes activos de la Universidad que cuenten con saldos pendientes en su estado de cuenta y no tengan claridad sobre el origen o cobro de ellos, pueden aclarar sus dudas ingresando aquí para comunicarse con un asesor de Kardex Financiero, o escalar sus requerimientos a través de Cessa, en la opción ‘servicios financieros’, menú ‘estado de cuenta’, seleccionar ‘cargos por valores’.

Conozca aquí cómo realizar la solicitud a través de Cessa.

Estado de cuenta para estudiantes inactivos

Los estudiantes inactivos de la Universidad que cuenten con saldos pendientes en su estado de cuenta y no tegan claridad sobre el origen o cobro de ellos, o quieran quedar al día con estas deudas, pueden aclarar sus dudas ingresando aquí para comunicarse con un asesor del departamento de Apoyo Financiero a Estudiantes, o escalar sus requerimientos a través de Cessa, en la opción ‘servicios financieros’, menú ‘estado de cuenta’, seleccionar ‘cargos por valores’.

Conozca aquí cómo realizar la solicitud a través de Cessa.

Traslados de saldos

Si el estudiante presenta en su estado de cuenta saldos a favor y desea hacer uso de estos para cruzar o activar con otros cargos a su nombre o del de otra persona vinculada con la Universidad, debe tener en cuenta los siguientes puntos:

• Si el traslado de saldo es para códigos diferentes relacionados a una misma persona, se hace la solicitud formal a través de Cessa, en la opción ‘servicios financieros’, menú ‘estado de cuenta’ y seleccionar ‘traslados de saldos’. Aquí se debe detallar de qué código a qué código estudiantil desea realizar el traslado y especificar la cuantía a trasladar.
• Si el traslado de saldo es de un estudiante a otro, se hace la solicitud formal a través de Cessa, en la opción ‘servicios financieros’, menú ‘estado de cuenta’ y seleccionar ‘traslados de saldos’. Aquí se debe adjuntar una carta donde se detalle el código estudiantil de origen y el código estudiantil que recibe el saldo a favor, especificando la cuantía a trasladar. Este documento debe estar firmado por ambas personas y acompañado con la copia de los documentos de identidad de cada uno.

Conozca aquí cómo realizar la solicitud a través de Cessa.