Desde el primero de octubre en la UAO iniciamos con la facturación electrónica, un proceso que permite una mejor interacción con los usuarios que adquieren nuestros servicios y con nuestros proveedores.

El 5 de marzo de este año, el Ministerio de Hacienda expidió el Decreto 358 de 2020, mediante el cual se reglamenta la facturación electrónica y se manifiesta que están obligados a expedir factura de venta o documento equivalente los responsables del IVA y del impuesto nacional al consumo; todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera; los comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales; los tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del IVA, y los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación

¿Qué es la factura electrónica?

Es la evolución de la factura tradicional y para efectos legales tiene la misma validez que el papel, sin embargo, se genera, valida, expide, recibe, rechaza y conserva electrónicamente. Tributariamente es un soporte de transacciones de venta de bienes y servicios fiscalizado por la DIAN.

Ventajas de la facturación electrónica

Facilita el seguimiento del estado de las facturas y los procesos de recepción, rechazo o aceptación.
Ofrece la posibilidad de obtener reportes y alertas permanentes en tiempo real.
Genera ahorro en tiempos de procesamiento, registro contable, tesorería y consulta de información, contribuyendo a una mayor eficiencia y agilidad en los procesos.
Al disminuir el uso del papel, es amigable con el medio ambiente, siendo consecuente a la filosofía de Campus Sostenible de la UAO.

Emisión de la factura electrónica en la UAO

El proceso de emisión de la facturación electrónica en la UAO tiene los siguientes pasos:

La Universidad mediante el sistema Iceberg genera la factura electrónica y la entrega a Dispapeles, que es el operador tecnológico que se encarga de enviarla a la DIAN y al usuario.
La DIAN recibe y realiza la validación previa de la factura electrónica, confirmando su veracidad y el cumplimiento legal de los requisitos.
Dispapeles recibe la factura validada por la DIAN y la entrega al usuario a través del correo electrónico, desde un buzón de la Universidad, en archivo XML y PDF.
El usuario puede validar su factura, en el portal de este operador, aceptando o rechazando la misma, en un plazo de 48 horas; después de este tiempo, si no se da respuesta se dará por aceptada.

Recepción facturas

Esta implementación contempla la recepción de facturas a los proveedores obligados a realizar este proceso, que se recibirán en el correo electrónico facturaelectronica@uao.edu.co, con el correspondiente contrato u orden de compra que lo soporta. Las facturas electrónicas ingresan por el Portal de Recepción de Facturas, a través del cual, inician la gestión de aprobación para pago.

Para el manejo de las relaciones comerciales con los proveedores de la Universidad, es importante tener en cuenta que:

Desde el primero de octubre de 2020 la Institución solo recibirá factura electrónica de los proveedores que por ley están obligados a ello, de acuerdo con el calendario de vencimientos definido por la DIAN. En consecuencia, la UAO se abstendrá de recibir y procesar el pago de facturas que no cumplan los requisitos descritos.
A partir del primero de noviembre de 2020 los tiquetes POS dejarán de servir como soporte fiscal de costos y gastos, por tanto, se deberá solicitar al proveedor la factura electrónica a nombre de la Universidad Autónoma de Occidente por el valor de sus compras o servicio prestado.

Conoce más de la facturación electrónica en el siguiente video:

Preguntas frecuentes

Emisión de facturas

Pregunta	Respuesta
¿Qué deben hacer los usuarios de los servicios de la UAO para la facturación electrónica?	El usuario de nuestros servicios debe proveer un correo electrónico al cual se le remitirá la FE. Para el caso de los estudiantes, una vez se les cree el correo institucional, todas las facturas le llegarán a ese buzón.
¿Se mantiene el proceso de anulación de facturas?	No, ahora se generarán notas crédito o notas débito.
¿Cambia el proceso de facturación de inscripciones pagadas por botón de pagos?	Únicamente se adicionaron los datos exigidos por la DIAN para poder enviar la factura, correo electrónico, tipo de identificación tributaria y clase de impuesto.
¿Cómo es el proceso cuando la Universidad vende excedentes de activos dados de baja a gestores ambientales, teniendo en cuenta que ellos no manejan medios electrónicos?	La Universidad debe emitir la factura electrónica. En el caso que la persona no tenga correo electrónico donde remitirla, se le entrega impresa la representación gráfica en PDF.
¿El usuario podrá revisar el estado de las facturas, mediante la plataforma de Dispapeles?	Sí, tendrá acceso para ingresar al portal de Dispapeles, único canal para visualizar la factura electrónica, junto con los anexos y poderla aceptar o rechazar.
¿Qué sucederá cuando el usuario rechace la factura emitida por la Universidad?	Se generará la nota crédito respectiva.
¿Hay algún lugar de consulta en las páginas de la Universidad para en caso de tener dudas o se requiera compartir esta información?	Sí, se encontrará toda la información en la sección de noticias de la página web de la Universidad.

Recepción de facturas

Pregunta	Respuesta
¿Recibir facturas electrónicas es una obligación?	Quienes adquieran bienes y servicios y sean facturadores electrónicos están en la obligación de recibir las facturas electrónicas a través de correo electrónico. Los demás adquirentes pueden recibirlas en correos electrónicos o pueden recibir la representación gráfica de la factura electrónica, es decir, la recibirán de forma física. Fuente: DIAN
¿Qué pasa si la Universidad recibe una factura no electrónica?	La Universidad sólo podrá recibir las facturas en papel cuando el proveedor no ha ingresado como facturador electrónico, para lo cual, este deberá reportar por escrito al departamento de Aprovisionamiento, indicando la norma o condición tributaria que lo exime de esta obligación. Salvo la mencionada excepción, si se recibe un documento diferente a la factura electrónica, no podrá ser usado como un costo, gasto o impuesto descontable en las declaraciones tributarias por parte de la Universidad.
¿Cómo puedo saber si un proveedor está obligado a emitir factura electrónica?	Si es responsable de IVA, será responsable de facturar electrónicamente. Se puede revisar el RUT, ya que este indica si es obligado o no de facturar.
¿Deben hacer facturación electrónica los profesores hora cátedra que tienen ingresos superiores en el año a 3.500 UVT?	Si tiene contrato laboral, como es el caso de los profesores hora cátedra, no cuenta ese ingreso como tope de UVT, ya que, el ‘ingreso laboral’ no está obligado a emitir factura. Solo está obligado a facturar, quien por sus servicios como independiente, tiene ingresos o consignaciones iguales o superiores a 3.500 UVT anuales.
¿Una persona natural obligada a facturar está obligada a tener un intermediario tecnológico?	No necesariamente, actualmente la DIAN ofrece el servicio de manera gratuita. Puede ver más en: https://www.dian.gov.co/impuestos/factura-electronica/Paginas/inicio.aspx
¿La facturación electrónica aplica para proveedores nacionales e internacionales?	Los prestadores de servicio desde el exterior sin residencia fiscal en Colombia, no están obligados a facturar electrónicamente.
¿Qué anexos debe remitir el proveedor junto a su factura?	La FE debe tener adjunto el documento que dio origen a la misma, bien sea una orden de compra o un contrato, es la única manera para que sea reconocida por el Portal de Recepción de Facturas UAO.
¿Las personas de las diferentes dependencias tendrán acceso a la información de la factura por si alguno de los proveedores se comunica con alguna inquietud o para hacer seguimiento?	Sí, las personas encargadas del manejo administrativo o de la gestión de facturas en cada dependencia, tendrán posibilidad de ingresar al Portal de Recepción de Facturas, para hacer el seguimiento respectivo de la misma.
Entonces, ¿a partir del primero de noviembre de 2020 los tiquetes de maquinas POS que presenten los colaboradores para legalizar gastos de viáticos no se podrán recibir?	A partir del primero de noviembre de 2020, el sistema POS no sirve como soporte para efectos fiscales y contables, por tanto quien vaya a un sitio debe pedir factura a nombre de la Universidad. (Revisar instructivo de caja menor y topes).
¿Cómo se manejaría el rubro de transporte de las comisiones, que hasta ahora se ha manejado con recibos de caja menor?	Tanto el tiquete de transporte de pasajeros como el documento expedido para el cobro de peajes es considerado como documento equivalente y por tanto se puede recibir. El departamento de Contabilidad generará el documento soporte cuando quien presta el servicio es una persona natural nacional o extranjera no obligada a facturar, para ello se debe solicitar los datos básicos del tercero (nombre completo y numero del documento de identidad).
Los recibos para legalizar gastos ¿siguen quedando como un ingreso del colaborador?	Si el soporte se diligencia a nombre del colaborador sí, si se diligencia a nombre de quien prestó en realidad el servicio, el registro quedara a nombre del mismo.
Si el prestador de servicio y vendedor del bien factura con IVA ¿obligatoriamente debe presentar FE?	Sí.

Informes:
Dirección Financiera
Correo electrónico: buzonemisionfactura@uao.edu.co

En la UAO facturamos electrónicamente